ZZP VAR VERKLARING :

Kopie_van_P1010006x

Over de VAR-verklaring hebben wij u geadviseerd om, teneinde alle risico's uit de weg te gaan, altijd om een VAR-verklaring te vragen wanneer een zelfstandige zonder personeel voor u werkzaamheden verricht.

Wij hebben inmiddels de regelgeving over met name de VAR-verklaring nog eens doorgenomen, en de belangrijkste punten daarvan hier op papier gezet. Wij adviseren u deze punten nog eens goed door te nemen ;

  1. Omdat er toch wat onduidelijkheid was ontstaan over de noodzaak van een VAR-verklaring, en over het moment waarop een VAR-verklaring nodig was, heeft de Belastingdienst daar inmiddels wat meer duidelijkheid over gegeven. Daarbij moet meteen worden gezegd dat men bij de Belastingdienst toch weer een stukje onduidelijkheid laat ontstaan, zodat bij bewust verkeerd invullen van de aanvraag voor een VAR-verklaring de Belastingdienst toch alle rechten voorbehoud om eventueel later de opdrachtgever of de onderaannemer in geldelijke zin aansprakelijk te stellen.

  1. Zeker is wel dat als men als opdrachtgever een VAR-verklaring heeft ontvangen van een onderaannemer, men als opdrachtgever zo goed als altijd is ingedekt tegen latere claims van de Belastingdienst in het geval de onderaannemer failliet zou gaan (incl. een bijbehorende schuld aan de Belastingdienst vanwege niet betaalde BTW of Inkomstenbelasting).

Let er daarbij wel op ook aan de andere regels te voldoen, namelijk het kunnen overleggen van een recent uittreksel van de Kamer van Koophandel van de onderaannemer, alsmede een kopie van een geldige legimitatie van de onderaannemer. Een rijbewijs is voor de Belastingdienst géén geldige legitimatie. Let daarbij er ook op van de achterkant van de legitimatie een kopie te vragen.

Het spreekt verder voor zich dat de VAR-verklaring moet passen bij het jaar waarin de werkzaamheden zijn uitgevoerd voor de opdrachtgever. Een VAR-verklaring uit 2008 is voor uitgevoerde werkzaamheden in het jaar 2010 uiteraard nutteloos. Hetzelfde geldt voor een kopie van een verlopen paspoort.

Aan te raden valt (of meer dan dat) om ieder nieuw jaar al deze genoemde gegevens van de onderaannemers opnieuw bij hen op te vragen.

  1. Wanneer nu precies een VAR-verklaring nodig is (incl. het uittreksel van de Kamer van Koophandel en de kopie van de legitimatie), dat is nog steeds minder duidelijk. De VAR-verklaring moet duidelijkheid bieden (voor de opdrachtgever) wanneer sprake zou kunnen zijn van een verkapt dienstverband met iemand die diensten verricht voor de opdrachtgever c.q. hoofdaannemer. Onder hoofdaannemer kan men verstaan iemand (meestal in de bouwsector) die een werk of klus aanneemt en die dat werk/klus niet alleen uitvoert en ook niet met alleen eigen personeel. Dan worden bedrijven ingehuurd om de klus te klaren. Wanneer dat specialistische bedrijven zijn die zelf ook personeel in dienst hebben, dan is geen VAR-verklaring nodig. Eventueel moet men wel op nadere letten (zie punt 11) van dit schrijven.

Wanneer dus met name er sprake is van het inhuren van kleinere bedrijven die geen personeel in dienst hebben, dan kan een VAR-verklaring zeer nuttig zijn. Ga als opdrachtgever er niet vanuit dat dat bedrijf “wel zijn belastingen betaalt” en dat daarmee een reden zou zijn ontstaan om niet te vragen naar een VAR-verklaring. Het ontbreken van een VAR-verklaring kan, ook zonder dat er sprake is van wanbetaling aan de Belastingdienst van de onderaannemer, vervelende gevolgen hebben voor de opdrachtgever. Het alsnog iemand in dienst moeten nemen omdat die persoon gewoonweg niet in aanmerking komt voor een VAR-verklaring, kan leiden tot enorme problemen en bijbehorende aanspraken van premies, zoals WW, WAO, WIA, ZVW, pensioen, e.d.

  1. Wanneer een onderaannemer een bepaalde aangenomen werk/klus wil gaan uitvoeren met een andere onderaannemer (die de oorspronkelijke onderaannemerheeft ingehuurd), dan gelden dezelfde regels voor die ingehuurde onderaannemervan de oorspronkelijk ingehuurde onderaannemer. Deze zienswijze valt onder de regels van de Wet Keten Aansprakelijkheid. De hoofdaannemer kan ook in die gevallen worden aangesproken voor onbetaald gelaten belastinggelden als die“onder-onderaannemer” failliet zou gaan. Dus ook in die gevallen is het zeer raadzaam de bekende 3 documenten van die onder-onderaannemer te vragen (VAR-verklaring, Recent KvK-uittreksel en kopie-geldige legitimatie, voor- én achterkant).

  1. Hoe zeer wij het graag anders zouden willen brengen, het moment waarop een VAR-verklaring nodig is om als opdrachtgever ingedekt te zijn voor claims, blijft een soortvan grijs gebied. Hier spelen diverse omstandigheden een rol. Vraag er bij enige twijfel als opdrachtgever dan ook maar gewoon om bij de persoon die een opdracht aanneemt (c.q. de onderaannemer is). In de bouwsector spreekt men vaak van een onderaannemer als die bij een klus door een hoofdaannemer is ingehuurd. Maar ook in andere bedrijfstakken kan sprake zijn van aangenomen werk, maar dat er in de praktijk alleen gesproken wordt over een opdrachtgever en de persoon die de opdracht uitvoert. Die maakt echter geen verschil. De regels voor onderaanneming zijn eigenlijk gelijk aan de regels die gelden bij werk dat door een bedrijf aan iemand wordt uitbesteed of hoe dat dan ook mag heten in dat geval (uitbesteed werk, verstrekt werk, e.d.) Als bepaalde werkzaamheden worden uitgevoerd door een onderaannemer in zijn eigen werkplaats of kantoor, en de onderaannemer gebruikt daarbij eigen apparatuur, dan zal er niet gauw sprake kunnen zijn van de noodzaak om een VAR-verklaring te vragen. Een verkapt loondienstverband kan daarbij niet aan de orde zijn. Dat geldt uiteraard ook wanneer men een produkt koopt in een winkel of besteld bij een bedrijf via internet. Wanneer men als bedrijf bijvoorbeeld een advocaat, accountant of boekhouder bezoekt of ingeschakeld, dan zal er eveneens geen sprake hoeven zijn van het opvragen van een VAR-verklaring. Een twijfel geval zou kunnen zijn die situatie waarin men een boekhouder laat werken bij het bedrijf van de opdrachtgever, waarbij de boekhouder alleen gebruik maakt van apparatuur van de opdrachtgever en zich verder gedraagt alsof hij in loondienst is bij de opdrachtgever (gelijke werktijden heeft als het overige personeel, e.d.) Met name is die twijfel terecht als de betreffende boekhouder wekelijks 20 uur of meer aanwezig is bij het bedrijf om zijn werkzaamheden uit te voeren. De Belastingdienst noemt dat “het bestaan van een gezagsverhouding”. Hiermee bedoelt men te zeggen bij de Belastingdienst dat de ingehuurde persoon (laten we zeggen een ZZP-er) eigenlijk alleen werkzaamheden verricht die direkt en continue onder toezicht staan van de opdrachtgever. Daarom ook zal winkelpersoneel nooit kunnen worden gezien als ingehuurde ZZP-ers. Hetzelfde geldt voor schoonmaakkrachten die werken voor een schoonmaakbedrijf. Anders ligt het bijvoorbeeld voor glazenwassers die met eigen apparatuur ramen zemen bij klanten voor een opdrachtgever. Dan zal/kan er weldegelijk sprake zijn van een onderaannemer die terecht niet in loondienst van de opdrachtgever is. Maar ook daarvoor geldt dat het zeer aan te raden is om een VAR-verklaring van die glazenwasser te vragen. Uiteraard bestaat ook nog de mogelijkheid dat de bewuste glazenwasser uit dit voorbeeld helemaal geen bedrijf is of geen andere klanten heeft.

  1. De vragenlijst die een aanvrager van een VAR-verklaring moet invullen om een VAR-verklaring te kunnen krijgen, die zijn bedoeld om duidelijkheid te verkrijgen over de status als ondernemer van de aanvrager. Belangrijke punten/vragen hierbij zijn het hebben van meerdere opdrachtgevers, het doen van grotere investeringen in het eigen bedrijf, het hebben van een BTW-nummer, het aantal uren dat men jaarlijks werkt, of men personeel in dienst heeft, hoe groot de verdiensten zijn per jaar, wat er gebeurt bij ziekte, waar het werk wordt uitgevoerd, e.d.  Het is voor ons moeilijk te zeggen wat er gebeurt als één of twee punten van de vragenlijst de indruk wekken dat er sprake is van loondienstverband. Dat is het aan de betreffende belastingambtenaar om de aanvraag te weigeren, nadere vragen te stellen of misschien gewoon de aanvraag toe te wijzen.

  1. Overigens is het bezit van een VAR-verklaring voor een onderaannemer zelf ook van groot belang. Als deze niet is aangevraagd, of niet op de juiste gronden is aangevraagd (bewust verkeerde voorstelling van zaken), dan kunnen in het verleden toegepaste belastingvoordelen (zoals de zelfstandigenaftrek) alsnog geweigerd worden, wat heel vervelend is voor de onderaannemer zelf, om niet te zeggen “rampzalig”. Als een bepaalde onderaannemer, of aannemer van een werk/klus, twijfelt over zijn of haar status als ondernemer in de ogen van de Belastingdienst, dan is het altijd beter om naast de VAR-verklaring ook (via ons kantoor) in overleg te treden met de Belastingdienst zelf teneinde daar duidelijkheid over te verkrijgen.

  1. Natuurlijk is het aan te bevelen om een VAR-verklaring te vragen bij iedere klus waarbij men gebruik maakt van de diensten van een nieuwe onderaannemer. Wij begrijpen echter dat dat in de praktijk niet altijd zo loopt. Met name is het de vraag of men nu wel of niet om een VAR-verklaring moet vragen als men slechts heel sporadisch gebruikt maakt van de diensten van een bepaalde onderaannemer of aannemer van een bepaald werk of klus. Als dat inderdaad 5 uur of minder per maand gebeurt, en men kan er redelijkerwijs van op aan dat de bewuste onderaannemer voldoet aan zijn belastingverplichtingen, dan is er veel voor te zeggen om niet te vragen naar een VAR-verklaring. Aan de andere kant moet het toch voor die onderaannemer een niet al te groot probleem zijn om wel een VAR-verklaring te kunnen overleggen. Met heeft dan ook meer zekerheid met wie men eigenlijk zaken doet. Denk hierbij ook aan bepaalde aansprakelijkheid in het geval er schade ontstaat door toedoen van de ingeschakelde onderaannemer.

  1. Overigens zal de belastingdienst in de eerste paar jaar dat men ondernemer is geworden, minder streng de regels naleven als blijkt dat een ondernemer pas één klant heeft opgebouwd in zijn klanten bestand. Uiteraard zal dit soepele standpunt na meerdere jaren van ondernemersschap wel een reden kunnen zijn om de aanvraag voor de VAR-verklaring te weigeren.

  1. Verder hanteert de Belastingdienst vaak de regel dat als een bepaalde ondernemer al 3 jaar achteréén een VAR-verklaring heeft aangevraagd en verkregen, en er verder geen bijzondere dingen zijn gebleken, dat de VAR-verklaring dan automatisch wordt toegestuurd aan die ondernemer zonder dat deze daarom hoeft te verzoeken.

  1. In het geval een onderaannemer een bepaalde klus met eigen personeel wil gaan uitvoeren, dan vervallen meestal de regels en de noodzaak voor het vragen van een VAR-verklaring. Daar staat echter weer tegenover dat men dan een bepaald deel van de factuur moet betalen op de G-rekening van de onderaannemer en dat men moet vragen om een bewijs van goed betalingsgedrag van de Belastingdienst. Dit betreft dan de correcte betalingen van de loonbelastingen van het ingehuurde bedrijf.

  1. Tenslotte, en zeker niet onbelangrijk, kan het opstellen van een overeenkomst tussen hoofd- en onderaannemer van groot belang zijn. In een dergelijke verklaring kunnen bepaalde zaken worden afgesproken, zoals de omschrijving van de klus, het tarief, de verzekeringsaanspraak in geval van schade, e.d. Echter kan ook middels een dergelijke overeenkomst duidelijkheid naar de Belastingdienst worden gecreërd. Daarbij kan men bijvoorbeeld denken aan het niet bestaan van een gezagsverhouding, het recht dat de onderaannemer bij ziekte zich kan laten vervangen door een andere (door hem gezochte) onderaannemer, e.d. Met andere woorden, de fiscale positie van de onderaannemer als echte ondernemer voor de Belastingdienst kan via een dergelijke overeenkomst alleen maar worden versterkt als er achteraf problemen zouden ontstaan.

  1. Voor opdrachtgever uit de bouw wijzen wij er nogmaals op dat bij het inhuren van ZZP-ers de BTW verlegd moet zijn (op nul gesteld). Dat geldt niet als er een bepaald produkt is geleverd of gehuurd. Als de BTW verlegd is, dan moet de onderaannemer het BTW-nummer van de hoofdaannemer op zijn factuur vermelden.

  

 

- Einde -