GOEDE BOEKHOUDER ? WIE OF WAT IS DAT ?

goede_boekhouder

Natuurlijk wilt u als kleine zelfstandige uw boekhouding en fiscale zaken uitbesteden aan een boekhouder of administratiekantoor die bekend staat als een goede boekhouder of goed administratiekantoor. En dan het liefst ook nog bij iemand (of kantoor) die schappelijke tarieven berekend voor zijn/haar diensten. Maar dan nu de hamvraag : hoe herkent u "de goede boekhouder" of "het goede administratiekantoor" eigenlijk ?

In het onlangs verschenen derde nummer van 2011 van het tijdschrift "Eigen Bedrijf" , regio Gelderland (van de Kamer van Koophandel) , staat het allemaal vrij goed omschreven op pagina 42 en 43. Er worden in dat artikel 5 hoofdcriteria aangegeven , en die zijn ;

 

1.  Ik begrijp mijn boekhouder

Gesprekken met de boekhouder moeten soepel verlopen. U moet elkaar begrijpen en het liefst ook een beetje dezelfde taal spreken. U moet ook niet het idee hebben dat iedere vraag er één te veel is. Wanneer een boekhouder niet helder overkomt, zou dat er op kunnen wijzen dat hij/zij zelf de materie ook niet goed begrijpt. Maar zelfs als de boekhouder de materie wel begrijpt, dan is het kennelijk zo dat hij/zij dat niet goed aan u kan overbrengen, en dus is het gewoonweg (helaas) niet de juiste boekhouder voor u.

 

2.  De Belastingdienst komt zelden langs of stelt zelden lastige vragen

Meer dan ooit worden op het Belastingkantoor uw aangiften al ter plekke bekeken in plaats van langs te gaan bij u om uw administratie nader te bekijken. Mocht dit echter toch herhaaldelijk wel het geval zijn, en u heeft op zich zelf geen "verleden" wat de Belastingdienst betreft, dan zou dat er op kunnen duiden dat de boekhouder steeds dingen verkeert doet of een slechte naam heeft bij de Belastingdienst. De Belastingdienst weet best wel welke kantoren als ronduit slecht bekend staan, en zal er vanuit gaan dat dergelijke kantoren eerder fouten maken dan de kantoren die goed bekend staan bij de Belastingdienst. Maar natuurlijk kan toeval hierbij ook een rol spelen, of kan het zo zijn dat de boekhouder u al gewaarschuwd had dat bepaalde aangiften tot vragen van de Belastingdienst konden leiden.

 

3.  Mijn belastingaanslag is nooit een verrassing

Als de aangifte van een jaar is ingediend, dan moet uw boekhouder dan al kunnen zeggen wat de uitkomst daarvan zal zijn. Mocht de uitkomst van een aangifte heel anders zijn dat wat u had mogen verwachten, dan is dat een slecht teken. U herkent de echt goede boekhouders aan het feit dat zij lopende een jaar al aan u kunnen vertellen wat de waarschijnlijke uitkomst zal zijn van de te betalen inkomstenbelasting. Dat betekent dat zij uw bedrijf met zorg bekijken en zich er niet makkelijk vanaf maken door 1x per jaar uw aangifte in te dienen en verder geen interesse tonen in uw bedrijf en vermoedelijke uitkomsten richting de Belastingdienst.

 

4.  Mijn boekhouder past bij mijn bedrijf

Wanneer u een echte ZZP-er bent met een bescheiden administratie en een normaal/modaal inkomen, dan bent u bij een duur accountantskantoor wellicht niet op de juiste plaats. Waarschijnlijk wordt u daar ook behandeld als een vijfde wiel aan de wagen, ook al blijkt dat misschien niet direct aan de (goede) omgangsvormen die men heeft richting u. Achter de schermen zal uw zaak geen hoge prioriteit hebben, althans, dat is vaak de feitelijke situatie bij duurdere kantoren ten opzichte van de kleinere klanten. Andersom kunt u beter niet terecht bij een heel klein administratiekantoor als uw fiscale zaken heel uitgebreid en ingewikkeld zijn. Vaak gaat de kleinere boekhouder (hoe goed en van goede wil dan ook) ook weer advies inwinnen bij duurdere adviseurs als ingewikkelde fiscale aangelegenheden zijn pad kruisen, of nog erger, hij gaat op eigen houtje hierin knopen doorhakken.
Met name bij BV's met een Holdingstructuur is een duurder kantoor vaak wel aan te bevelen, ook al heb je tussen de duurdere kantoren natuurlijk ook goede en slechte adviseurs en accountants.

 

5.  Mijn boekhouder stuurt mij duidelijke facturen

Deze titel spreekt eigenlijk voor zich. Natuurlijk moet hetgeen een boekhouder voor u doet helder zijn als het aankomt op zijn/haar tarief. Als de facturatie van een boekhouder al een rommetje is, dan geeft dat wellicht ook een negatief beeld over de kwaliteit van zijn werk.
Als een boekhouder werkt met voorschotten, dan moet ook in die gevallen het nog steeds helder zijn wat u het komende jaar ongeveer aan facturen kunt verwachten. Nog beter is als de boekhouder al voorafgaande een jaar een offerte of prijsafspraak met u heeft gemaakt waaruit heel duidelijk naar voren komt wat de jaarprijs voor alle werkzaamheden kan gaan worden. Natuurlijk kan het voorkomen dat bepaald meerwerk extra in rekening wordt gebracht. Maar ook dan moet toch min of meer van te voren duidelijk zijn welke werkzaamheden onder meerwerk kunnen vallen, en welke niet.

 

Andere tekenen van een goede of slechte boekhouder (volgens ons) zijn ;

  • Een goede boekhouder zal niet snel andere boekhoudkantoren afkraken zonder dat hij/zij daarvoor een goede reden heeft. Boekhouders die al meteen gaan beweren dat een ander kantoor niet deugt of slecht werk aflevert, hebben kennelijk heel weinig vertrouwen in hun eigen capaciteiten.
  • Een goede boekhouder probeert zo helder mogelijk dingen te zeggen en zal niet steeds proberen met behulp van ingewikkelde fiscale termen een sterke indruk achter te laten.
  • Een goede boekhouder is gekleed zoals het hoort bij de situatie. Een goede boekhouder zal niet in een spijkerbroek en sport shirt verschijnen als hij samen met een klant naar de bank moet of naar de rechtbank.
  • Een goede boekhouder heeft het niet herhaaldelijk over de zoveelste geweldige vakantie die hij net achter de rug heeft. Dat duidt erop dat hij zijn werk veel minder belangrijk vindt dan de leuke dingen van zijn prive-leven.
  • Een goede boekhouder leeft voor zijn werk en het werk is een belangrijk onderdeel van zijn leven. Een slechte boekhouder ziet tegen zijn werk op en beleeft daar dan ook meestal weinig plezier aan.
  • Een goede boekhouder kan snel oude stukken opsporen, of recente stukken uit de kast trekken. Slechte boekhouders moeten daar dagen naar zoeken, of raken stukken kwijt.