BOEKHOUDERSADVIES BIJ CONTANTE AANKOPEN :

Om nog meer grip te krijgen op boekhoudingen van ondernemers, heeft de Belastingdienst bepaald dat betalingen per kas (contante betalingen) aan nog strengere richtlijnen moeten gaan voldoen.

Het komt er min of meer op neer dat contante betalingen alleen nog maar worden geaccepteerd als aftrekpost voor de BTW en de inkomstenbelasting, als de bon ook daadwerkelijk gericht is (te naam is gesteld) aan het bedrijf wat de goederen of de geleverde dienst afneemt

Kopie_van_P1010006x

Reeds eerder hebben wij u geïnformeerd over de eisen waaraan een binnenkomende factuur (inkoopfactuur) of kassabon moet voldoen. Het ging hierbij om de juiste naam van de leverancier/dienstverlener, het BTW nummer van de leverancier/dienstverlener, het Kamer van Koophandel-nummer van de leverancier/dienstverlener en bij onderaanneming het BTW nummer van het bedrijf waaraan de dienst wordt geleverd waarvan de BTW verlegd is.

De nieuwe (strengere) regels van de Belastingdienst richten zich met name op de kleinere aankopen die contant worden gedaan, zoals brandstoffen, eten onderweg, klein materiaal, e.d. Bij deze aankopen is het minder gebruikelijk dat uw naam als bedrijf op de bon/factuur wordt vermeld bij aankoop. Overigens bestond de plicht om bij contante aankopen om een BTW-bon te vragen al langer, maar zoals gezegd maakt men bij de Belastingdienst er nu meer werk van om al te vage aankopen die contant zijn afgerekend kritisch te bekijken, en desgewenst af te keuren als aftrekpost, waarna de betreffende ondernemer wordt geachte de betreffende aankoop voor privé doeleinden te hebben betaald.

Overigens wil niet zeggen dat aankopen per bank dit probleem niet hebben, want ook dan dienen de diverse gegevens van koper en leverancier goed op de bon/factuur vermeld te staan.

Omdat dit in de praktijk heel vaak onhaalbaar is, kunnen wij u als volgt adviseren bij voorkomen gevallen ;

  1. Betaal zoveel mogelijk aankopen van materiaal of diensten per bank. Dat geeft altijd (in voorkomende gevallen) een extra stukje bewijslast als de Belastingdienst moeilijk zou doen over bepaalde zakelijke aankopen waarvan de factuur/bon niet alle gegevens bevat die nodig zijn in de ogen van de Belastingdienst. Dit advies betreft ook de aankoop van eten onderweg, of een doosje schroeven van bijvoorbeeld € 1,50.
  2. Vraag bij aankopen die niet via de bank kunnen worden afgerekend altijd om een BTW factuur/bon, waarop de gegevens van u als ondernemer staan vermeld.
  3. Overweeg om voor brandstoffen voor de auto een tankpas aan te schaffen van een benzinepomp waar u het meest komt. Of vraag er desnoods twee aan van twee verschillende maatschappijen. Met een tankpas krijgt u maandelijks een factuur opgestuurd waarop alle brandstofinkopen staan uitgesplitst en waarop uw bedrijfgegevens goed staan vermeld.

Overigens komt het wel eens voor dat bedrijven aankopen doen voor een ander bedrijf. Bijvoorbeeld omdat een ander bedrijf meer korting kan krijgen op aankopen dan een ander bedrijf. In dat geval raden wij zeer sterk aan deze in- en verkoop door te factureren en niet te volstaan met alleen het opnemen van de factuur (met de verkeerde bedrijfsnaam) in de boekhouding (bijvoorbeeld omdat de afrekening contant heeft plaatsgevonden). Dit is echt vragen om (grote) problemen.