BEWAREN GEGEVENS PERSONEEL :

De laatste tijd moeten wij helaas vaststellen dat wanneer de belastingdienst een controle uitvoert op de loonadministratie, er steeds meer eisen op tafel worden gelegd als het gaat om stukken als kopie├źn legitimaties, e.d.

Om bij een controle te kunnen voldoen aan de meest voor de hand liggende eisen, dienen de volgende stukken aanwezig te zijn ;

  • Een kopie van zowel de voorkant als de achterkant van een geldig legitimatiebewijs.

    Mocht een legitimatiebewijs verlopen zijn, vraag dan om een (nieuwe) kopie van het nieuwe legitimatiebewijs. Bewaar echter de oude kopie heel goed, ook als de betreffende persoon(en) uit dienst is/zijn gegaan.

    Een rijbewijs is geen geldig legitimatiebewijs.

  • Een getekende loonbelastingverklaring.
  • Een getekende arbeidsovereenkomst die zowel in het heden als in het verleden van kracht is/was.
  • Als een personeelslid geen vaste werkplek heeft en/of niet op regelmatige tijden werkt, liefst een overzicht overleggen waarop per periode staat waar hij/zij heeft gewerkt c.q. wanneer hij/zij gewerkt heeft. Dat geldt zeer zeker wanneer een bepaald personeelslid wordt verhuurd/uitgeleend/uitgezonden aan een ander bedrijf.

Met name de eis dat er ook van de achterkant van een legitimatiebewijs een kopie aanwezig moet zijn, is ons een doorn in het oog. Bij eerdere controles was dat nimmer een onderwerp van gesprek, maar nu neemt de belastingdienst een houding in dat deze eis er "altijd al geweest is". Gelukkig hebben wij tot dusver bij controles steeds alle gegevens kunnen leveren die werden gevraagd, maar het blijkt in de praktijk toch nodig te zijn hier streng op toe te zien.